Vår upphandlingmodell

7-klöverns upphandlingsarbete utgår från den upphandlingsmodell som tagits fram. Där kan upphandlingens alla steg följas och arbetet kvalitetssäkras. Stegen är indelade i åtta olika rutor:

7-klöverns upphandlingsmodell

Tillhörande dokument:

RUTA 1 - Initiering av upphandling i värdlän

Ansvariga:

  • Chef från värdlän
  • Upphandlare från värdlän
  • 7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

7-klöverns verksamhetskoordinator och chef från värdlän

Minst 3 månader innan upptaktsmöte

  • Signalerar till upphandlingsenheten i värdlän
  • Gör grov tidplan i samarbete med upphandlaren
    (Planera för att avtal bör vara klara 3 månader innan avtalsstart)
  • Initierar det interna processarbetet i värdlänet
  • Upphandlingsdirektiv från ledningen
  • Värdlänet gör verksamhets- och sortimentskartläggning som utgör en mall för övriga län

Minst 2 månader innan upptaktsmöte

  • Utser representanter från värdlänet till arbetsgruppen i samråd med ledningen
  • Inbjudan, verksamhets- och sortimentskartläggning och grov tidplan skickas till respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Kontakt för ruta 1 och 2)
    Verksamhets- och sortimentskartläggningens syfte är att fånga erfarenheter och vad man ska tänka på i den kommande upphandlingen

Resultat

  • Hela upphandlingsprocessen har initierats för 7-klövern
  • Inbjudan, verksamhets- och sortimentskartläggning samt grov tidplan har skickats till respektive län

Till sidans början

RUTA 2 - Förberedande arbete på hemmaplan

Ansvariga:

  • 7-klöverns verksamhetskoordinator och chef från respektive län
  • 7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

7-klöverns verksamhetskoordinator och chef i respektive län

2 månader innan upptaktsträffen

  • Initierar det interna processarbetet i den egna verksamheten
  • Verksamhets- och sortimentskartläggning
    - Syftet är att dokumentera erfarenheter och vad man ska tänka på i den kommande upphandlingen
    - Beakta synpunkter internt inom hjälpmedelsverksamheten och externt från kunder och brukarorganisationer
    - Upphandlingsdirektiv
  • Utser representanter till arbetsgruppen
  • Meddelar värdlän genom intresseanmälan och verksamhets- och sortimentskartläggning
  • Medarbetare som ska representera i arbetsgruppen tar del av introduktionsmaterial om offentlig upphandling (LOU) och övrigt på 7-klöverns hemsida

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

  • Sammanställer respektive läns verksamhets- och sortimentskartläggningar som mailas innan upptaktsmötet enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Kontakt för ruta 1 och 2) och utsedda representanterna till arbetsgruppen i respektive län.

Resultat

  • Intresseanmälan, verksamhets- och sortimentskartläggning har skickats inför upptaktsmöte till värdlän för sammanställning
  • Sammanställning av respektive läns verksamhets- och sortimentskartläggningar har skickats till "Kontaktpersoner 7-klövern" och utsedda representanter i arbetsgrupp inför upptaktsmötet
  • Utsedda representanter har fått information om LOU och 7-klöverns hemsida

Till sidans början

RUTA 3 - Upptaktsmöte

Ansvariga:

  • 7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän
  • Upphandlare från värdlän
  • Utsedda representanter från värdlän

Till upptaktsmötet kallas både aktiva, halvaktiva och passiva anmälda deltagare. (Bör vara distansmöte)

Definition av aktivt/passivt deltagande:
Aktivt deltagande - länet har representanter i arbetsgrupp som arbetar med upphandlingen
Halvaktiv - länet är endast med på marknadsundersökning och/eller funktionsutvärdering
Passivt deltagande - länets verksamhetskartläggning med statistik adderas till den totala sammanställningen, i övrigt är man passiv i upphandlingsarbetet

Förberedelser inför upptaktsmöte

7-klöverns verksamhetskoordinator i värdlän, upphandlare, (chef) och utsedda representanter i värdlän

  • Går igenom dokumenterade verksamhets- och sortimentskartläggningar
  • Diskuterar förslag på vilka objekt som ska upphandlas gemensamt
  • Tar fram förslag på aktuella leverantörer samt förslag på frågor till leverantörer inför marknadsundersökning eller RFI (request for information)

    *RFI (request for information) kan annonseras inför en upphandling för att skapa marknadskännedom om vilka leverantörer och produkter som finns tillgängliga för kommande upphandling. Dessutom ett sätt att samla information för att ta fram ett bra förfrågningsunderlag.

Upphandlare värdlän

  • Skapar projektplats på 7-klöverns hemsida/annan motsvarande
  • Ser till att eventuellt föregående kravspecifikationer ligger på projektplatsen
  • Förbereder förfrågningsunderlag enligt 7-klöverns mallar
  • Förbereder presentation av utvärderingsmodell
  • Tar fram jämförbara upphandlingar i Sverige som sedan läggs på projektplatsen

Utsedda representanter i respektive län

  • Går igenom utskickad sammanställning av respektive läns verksamhets- och sortimentskartläggningar. Läser på och är väl förberedda

Under upptaktmötet

Upphandlare värdlän

  • Tar upp och svarar på frågor om 7-klöverns upphandlingsmodell och LOU
  • Går igenom sekretess
  • Presenterar och eventuellt korrigerar tid- och aktivitetsplan
  • Fastställer arbetsgruppens representanter

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

  • Går igenom och gör reflektion av sammanställning av verksamhets- och sortimentskartläggningar
  • Informerar om upphandlingsdirektiv
  • Går igenom leverantörsfrågor som kan skickas ut inför marknadsdagar eller går igenom frågor till RFI* om det ska annonseras

    *RFI (request for information) kan annonseras inför en upphandling för att skapa marknadskännedom om vilka leverantörer och produkter som finns tillgängliga för kommande upphandling. Dessutom ett sätt att samla information för att ta fram ett bra förfrågningsunderlag.
  • Går igenom synpunkter från tidigare gjord sammanställning av "Reflektion av upphandling"

Samtliga deltagare på upptaktsmötet

  • Diskuterar sammanställning av verksamhets- och sortimentskartläggningar
  • Leverantörsfrågor diskuteras inför utskick eller inför annonsering av RFI (request for information)
  • Diskuterar och fastställer upplägg av ev. marknadsundersökning och frågor till aktuella leverantörer och frågor till aktuella leverantörer

Efter upptaktsmötet

Upphandlare värdlän

  • Fullmakt begärs in av respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Undertecknar fullmakt) (skicka med inköpsstatistik så värdet på upphandlingen syns per län)
  • Bjuder in arbetsgruppens utsedda representanter till projektplatsen på 7-klöverns hemsida eller motsvarande
  • Annonserar ev. RFI (request for information)

Upphandlare/utsedd representant i värdlän

  • Skickar inbjudan inkl ev frågeställningar till leverantörer vid eventuell marknadsundersökning
  • Skicka frågorna i god tid och begär in skriftliga svar innan marknadsdagarna (eller annonsera frågorna i aktuellt upphandlingsverktyg)

Utsedda representanter från respektive län

  • Rapporterar resultatet från upptaktsmötet till sin chef

Resultat

  • Sammanställning av verksamhets- och sortimentskartläggningar finns tillgängligt på projektplatsen
  • Typ av upphandling är beslutat samt fullmakt är inskickad av respektive län
  • Slutgiltigt beslut har tagits om aktivt eller passivt deltagande
  • Representanter till arbetsgrupp är utsedda
  • Information om sekretess
  • Tidplan är fastställd
  • Inbjudan till ev. marknadsdagar och leverantörsfrågor är skickade
  • Ev. RFI (request for information) är annonserad

Till sidans början

RUTA 4 - Arbete med förfrågningsunderlag

Ansvariga:

  • Upphandlare från värdlän, ansvarig
  • 7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän
  • Utsedda representanter från respektive län

Upphandlare

  • Sammanställer RFI (request for information) om sådan annonserats
  • Planerar ev. marknadsdagar tillsammans med verksamhetskoordinator och utsedda repr. från värdlän
  • Tar fram administrativa föreskrifter och mall för upphandlingskontrakt (7-klöverns mallar för förfrågningsunderlag ska användas)
    Vissa formuleringar ska vara med som gäller 7-klöver upphandlingar, se checklista.
  • Ser till att alla dokument läggs ut på projektplatsen
  • Tar tillsammans med arbetsgruppen fram utvärderingskriterier och viktning och testar hur viktningen kan påverka resultatet
  • Färdigställer förfrågningsunderlaget

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

  • Följer framtagandet av förfrågningsunderlaget så att beslutade upphandlingsdirektiv följs
  • Är bollplank till arbetsgruppen
  • Kan vägleda vid framtagande av varukorg, utifrån analys av insamlad statistik
  • Återrapporterar till värdlänets verksamhetschef

Arbetsgrupp

  • Beslutar om arbetsgruppens arbetssätt och arbetsfördelning
  • Diskuterar möjlighet till distansmöten
  • Klargör vem som ska skriva minnesanteckningar, skriva kravspecifikationerna och inneha ordföranderollen vid respektive möte
  • Marknadsundersökning genomförs vid behov
  • Tar fram en riskanalys vid upphandling där konsumentprodukter kan ingå
  • Tar fram kravspecifikationer för identifierade objekt. Obligatoriska krav och utvärderingskriterier man har på objekten.
  • Tar fram punkter till funktionsutvärderingen
  • Tar fram varukorg tillsammans med upphandlare och verksamhetskoordinator utifrån inköpsstatistik och vilka tillbehör och reservdelar som är viktigt att konkurrensutsätta gällande pris.
  • Tillsammans med upphandlaren görs viktning av de olika utvärderingskriterierna, funktionsutvärderingen och varukorgens innehåll och testas hur viktningen kan påverka resultatet
  • Ta ställning om muntlig anbudspresentation ska göras av leverantören i syfte att verifiera skallkrav
  • Deltagarna representerar 7-klövern samt sitt eget län och är kontaktperson för eventuella referenspersoner
  • Rapporterar till sin chef under arbetets gång samt när förfrågningsunderlaget är klart

Referenspersoner

I de fall funktioner inte är med i arbetsgruppen tas synpunkter från dessa in vid behov såsom Teknik, Rekond, Lager/logistik, Inköp och Verksamhetssystemansvarig (Sesam)

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

  • Följer framtagandet av förfrågningsunderlaget så att beslutade upphandlingsdirektiv följs
  • Är bollplank till arbetsgruppen
  • Återrapporterar till värdlänets verksamhetschef

Resultat

  • Komplett förfrågningsunderlag
  • Riskanalys genomförd vid upphandling av konsumentprodukter
  • Arbetsgruppens arbete och dokument lagrade på projektplatsen

Till sidans början

RUTA 5 - Godkännande av förfrågningsunderlag och annonsering

Upphandlare värdlän

  • Skickar ut förfrågningsunderlag för godkännande enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Godkännande förfrågningsunderlag) i respektive län. Remisstid 14 dagar
  • Annonserar upphandlingen
  • Besvarar frågor under anbudstiden, i normalfallet inom 5 arbetsdagar. Upphandlaren tillsammans med utsedda representanter i värdlän formulerar förslag till svar. Samråder därefter med arbetsgruppen innan svar offentliggörs.
  • Förfrågningsunderlaget läggs upp på 7-klöverns hemsida (Inköp/Upphandling/Visa pågående)

Resultat

  • Respektive län godkänner förfrågningsunderlaget i sin helhet eller avbryter sitt deltagande
  • Förfrågningsunderlaget finns upplagt på 7-klöverns hemsida

Till sidans början

RUTA 6 - Öppning, prövning och utvärdering av anbud

Ansvarig

  • Upphandlare från värdlän
  • Utsedda representanter från respektive län

Öppning och prövning och utvärdering av inkomna anbud

Upphandlare värdlän

  • Öppnar inkomna anbud
  • Gör prövning av obligatoriska krav på leverantör
  • Lägger ut anbud på projektplatsen före möte för utvärdering (eller bjuder in till annan motsvarande)

Utvärdering av inkomna anbud

Upphandlare värdlän och utsedd ansvarig i värdlänet

  • Förbereder utvärderingsdokument inför utvärderingsdagar
  • Planerar utvärderingsdagar:
    - Ser till att datorer, kamera, ev verktyg mm finns tillgängligt

Arbetsgruppen

  • Utvärderar och motiverar bedömning av inkomna anbud
  • Dokumentera i skrift och gärna bild när en produkt inte uppfyller krav
  • Utser kontaktperson/-er för objekt/leverantör tex gällande konfigurationer och uppgifter i Hjälpmedelstjänsten

Upphandlare värdlän

  • Sammanställer utvärderingsresultatet
  • Fastställer vinnande anbud
  • Administrerar tilldelningsbeslut med tillhörande dokument. Viktigt att det i dokumenten framgår både leverantör och vilket produktnamn som tilldelats avtal.
    Upphandlaren gör kompletta beslutsunderlag som skickas ut, gärna 14 dagar innan tilldelningsdatum, till samtliga ingående län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Undertecknar tilldelningsbeslut).
    Varje län fattar sitt tilldelningsbeslut och upphandlaren skickar därefter tilldelningsmeddelande till aktuella leverantörer
  • Avtal undertecknas av leverantör och upphandlingschef/verksamhetschef i värdlän efter avtalsspärr (10 dagar)
  • Hanterar överprövningar
  • Meddelar när avtal är klart enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Meddelas när kontrakt tecknas) och arbetsgruppen
  • Upphandlaren bjuder in ev. passiva läns verksamhetskoordinator till projektplatsen/annan motsvarande, enligt lista "Kontaktpersoner 7-klövern"
  • Tilldelningsbeslut läggs upp på 7-klöverns hemsida Inköp/Upphandling/Visa pågående
  • Registrerar avtalen på 7-klöverns hemsida (Inköp/Avtal/Visa avtal)

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

  • Lägger upp avtalshuvud i Hjälpmedelstjänsten och har kontakt med leverantör angående avtalsrader
  • Godkänner avtalsraderna och meddelar 7-klöverns verksamhetskoordinatorer i de län som ska nyttja avtalet
  • Kontrollerar att avtalade leverantörers e-postadress för avvikelser är rätt på 7-klöversidan

Resultat

  • Tilldelningsbeslut
  • Avtal undertecknat
  • Avtal finns på 7-klöverns hemsida
  • Avtalade produkter godkända i Hjälpmedelstjänsten

Till sidans början

RUTA 7 - Avtalsgenomgång och reflektion av upphandling

Ansvarig

  • Upphandlare från värdlän
  • 7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän
  • Utsedda representanter från respektive län

Upphandlare värdlän

  • Upphandlaren kallar till möte (bör vara distansmöte) och informerar om avtal med samtliga ingående län (OBS! även de som valt att vara passiva). Bör ske innan avtalet börjar gälla
  • Reflekterar över upphandlingen med arbetsgruppen och 7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän. Uppnådde vi det vi ville med upphandlingen?
  • Dokumenterar enligt mall "Reflektion av upphandling"
  • Gör tidplan för avtalsuppföljning
    Gärna distansmöte med arbetsgrupp efter 2-3 mån för avstämning hur avtalet fungerar
  • Tar ställning till om dialog med leverantör/er behöver tas om 7-klöverns behov inför inledningen av avtalsperioden
  • Sammanställning av reflektion av upphandling läggs på projektplats och mailas respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Reflektion av upphandling)

Utsedda representanter i respektive län

  • Diskuterar eventuellt gemensamma konfigurationer
  • Ser till att kontroll sker så att avtalsinformation är korrekt inlagt i Hjälpmedelstjänsten och kontaktar vid behov leverantören
  • Initierar implementering av avtal i respektive län

Resultat

  • Avtalsgenomgång är gjord
  • Reflektion av upphandling gjord
  • Korrekt avtalsinformation finns i Hjälpmedelstjänsten
  • Implementering av avtal i respektive län

Till sidans början

RUTA 8 - Avtalsvård

Ansvarig

  • Upphandlare från värdlän
  • Chef från värdlän
  • Verksamhetskoordinator i värdlän
  • Utsedda representanter från respektive län

Upphandlare i värdlän

  • Avtalsuppföljning

  • Bjuder vid behov in till distansmöte med arbetsgrupp efter 2-3 mån för avstämning hur avtalet fungerar
  • Förbereder och kallar vid behov till uppföljningsmöten med leverantörer tillsammans med utsedd representant i värdlän
  • Förmedlar information från leverantörerna om t ex förändringar av produkter. Mailas respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Ruta 8 Avtalsvård)
  • Samlar vid behov in inköpsvolymer från leverantörer

  • Förlängning och uppsägning av avtal


  • Signalerar inför ställningstagande av förlängning av avtal enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Kontaktas innan ev. avtalsförlängning)
  • Handlägger förlängning och uppsägning av avtal och meddelar enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Meddelas när kontrakt tecknats) och verksamhetskoordinator i värdlänet för hantering i Hjälpmedelstjänsten.
  • För in förändring på 7-klöverns hemsida och lägg till dokument
  • Meddela verksamhetskoordinator med ansvar för Upphandlingsplanen på 7-klöverns hemsida, så att den blir uppdaterad

  • Prisjusteringar


  • Upphandlare i värdlän undersöker om höjningen är rimlig eller orimlig tillsammans med verksamhetschef i värdlänet. Därefter tas ett förslag fram på hur svaret kan se ut till leverantören. Detta förslag skickas till respektive verksamhetschef för synpunkter och godkännande.
  • Meddelar verksamhetskoordinator i värdlänet som lägger upp ny prislista i Hjälpmedelstjänsten.

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

  • Godkänner avtal i Hjälpmedelstjänsten
  • Förlänger avtal i Hjälpmedelstjänsten
  • Avslutar avtal i Hjälpmedelstjänsten och meddelar 7-klöverns verksamhetskoordinatorer i de län som nyttjar avtalet.

Utsedd person i värdlän

  • Bevakar inkomna avvikelser på 7-klöverns hemsida
  • Ser till att inrapporterade avvikelser i 7-klövern sammanställs inför uppföljningsmöte med leverantörer

Utsedda personer i respektive län

  • Anmäler avvikelser på hemsidan
  • Kontaktar vid behov värdlänet för gemensam hantering av större avvikelser med leverantör
  • Tar till vara erfarenheter till ny upphandling
  • Deltar i uppföljningsmöte
  • Rapporterar till chef efter uppföljningsmöten

Resultat

  • Avtalsuppföljningsmöten med leverantörer vid behov
  • Förlängning, prisjusteringar och uppsägning av avtal
  • Erfarenheter till ny upphandling har beaktats
  • Underhåll av avtal i Hjälpmedelstjänset

Till sidans början