Start / Vad är 7-klövern? / Vår upphandlingsmodell

Vår upphandlingmodell

7-klöverns upphandlingsarbete utgår från den upphandlingsmodell som tagits fram. Där kan upphandlingens alla steg följas och arbetet kvalitetssäkras. Stegen är indelade i åtta olika rutor:

Ruta 1: Initiering av upphandling i värdlän
Ruta 2: Förberedande arbete på hemmaplan
Ruta 3: Upptaktsmöte
Ruta 4: Arbete med förfrågningsunderlag
Ruta 5: Godkännande av förfrågningsunderlag och annonsering
Ruta 6: Öppning, prövning och utvärdering av anbud
Ruta 7: Avtalsgenomgång och reflektion av upphandling
Ruta 8: Avtalsvård

Tillhörande dokument:

7-klöverns upphandlingsmodell (PDF)

RUTA 1 - Initiering av upphandling i värdlän

Ansvariga:

Chef från värdlän
Upphandlare från värdlän
7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

7-klöverns verksamhetskoordinator och chef från värdlän

Minst 3 månader innan upptaktsmöte

Signalerar till upphandlingsenheten i värdlän
Bjud in IT-stöd centralt om ett hjälpmedel har digital teknik som hanterar personuppgifter. Vid behov bokar tekniker och IT-stöd centralt ett möte för att få kunskap om hjälpmedlet.
IT-stöd centralt kontaktar IT-stöd centralt i alla län enligt kontaktlistan. Detta oavsett om man är aktiv eller passiv i upphandlingen. IT-stöd centralt skickar ut inbjudan enligt mall samt verksamhetsanalysen med avseende på IT-frågor. IT-stöd centralt i värdlänet tar fram förslag på frågor, både allmänna IT-frågor och produktfrågor. Dessa frågor stäms av med IT-stöd centralt i respektive län för att fånga upp alla olikheter utifrån IT-krav.
Gör grov tidplan i samarbete med upphandlaren samt ev IT-stöd centralt om ett hjälpmedel har digital teknik som hanterar personuppgifter. (Planera för att avtal bör vara klara 3 månader innan avtalsstart)
Initierar det interna processarbetet i värdlänet
Upphandlingsdirektiv från ledningen
Värdlänet gör verksamhets- och sortimentskartläggning som utgör en mall för övriga län.
Konsulent bevakar frågan om ny IT-teknik finns att tillgå på marknaden kopplat till hjälpmedlen t.ex. molntjänster och lagring av personuppgifter.

Minst 2 månader innan upptaktsmöte

Utser representanter från värdlänet till arbetsgruppen i samråd med ledningen
Inbjudan, verksamhets- och sortimentskartläggning och grov tidplan skickas till respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Kontakt för ruta 1 och 2)
Verksamhets- och sortimentskartläggningens syfte är att fånga erfarenheter och vad man ska tänka på i den kommande upphandlingen

Resultat

Hela upphandlingsprocessen har initierats för 7-klövern
Inbjudan, verksamhets- och sortimentskartläggning samt grov tidplan har skickats till respektive län

Till sidans början

RUTA 2 - Förberedande arbete på hemmaplan

Ansvariga:

7-klöverns verksamhetskoordinator och chef från respektive län
7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

7-klöverns verksamhetskoordinator och chef i respektive län

2 månader innan upptaktsträffen

Initierar det interna processarbetet i den egna verksamheten
Verksamhets- och sortimentskartläggning
- Syftet är att dokumentera erfarenheter och vad man ska tänka på i den kommande upphandlingen
- Beakta synpunkter internt inom hjälpmedelsverksamheten och externt från kunder och brukarorganisationer
- Upphandlingsdirektiv
Utser representanter till arbetsgruppen
Meddelar värdlän genom intresseanmälan och verksamhets- och sortimentskartläggning
Medarbetare som ska representera i arbetsgruppen tar del av introduktionsmaterial om offentlig upphandling (LOU) och övrigt på 7-klöverns hemsida

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

Sammanställer respektive läns verksamhets- och sortimentskartläggningar som mailas innan upptaktsmötet enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Kontakt för ruta 1 och 2) och utsedda representanterna till arbetsgruppen i respektive län.

Resultat

Intresseanmälan, verksamhets- och sortimentskartläggning har skickats inför upptaktsmöte till värdlän för sammanställning
Sammanställning av respektive läns verksamhets- och sortimentskartläggningar har skickats till "Kontaktpersoner 7-klövern" och utsedda representanter i arbetsgrupp inför upptaktsmötet
Utsedda representanter har fått information om LOU och 7-klöverns hemsida

Till sidans början

RUTA 3 - Upptaktsmöte

Ansvariga:

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän
Upphandlare från värdlän
Utsedda representanter från värdlän samt ev IT-stöd centralt när hjälpmedel har digital teknik som hanterar personuppgifter.

Till upptaktsmötet kallas både aktiva, halvaktiva och passiva anmälda deltagare. (Bör vara distansmöte)

Definition av aktivt/passivt deltagande:
Aktivt deltagande - länet har representanter i arbetsgrupp som arbetar med upphandlingen
Halvaktiv - länet är endast med på marknadsundersökning och/eller funktionsutvärdering
Passivt deltagande - länets verksamhetskartläggning med statistik adderas till den totala sammanställningen, i övrigt är man passiv i upphandlingsarbetet

Förberedelser inför upptaktsmöte

7-klöverns verksamhetskoordinator i värdlän, upphandlare, (chef) och utsedda representanter i värdlän

Går igenom dokumenterade verksamhets- och sortimentskartläggningar
Diskuterar förslag på vilka objekt som ska upphandlas gemensamt
Tar fram förslag på aktuella leverantörer samt förslag på frågor till leverantörer inför marknadsundersökning eller RFI (request for information)
IT-stöd centralt i värdlän presenterar förslag på frågor, både allmänna IT-frågor och produktfrågor

*RFI (request for information) kan annonseras inför en upphandling för att skapa marknadskännedom om vilka leverantörer och produkter som finns tillgängliga för kommande upphandling. Dessutom ett sätt att samla information för att ta fram ett bra förfrågningsunderlag.

Upphandlare värdlän

Skapar projektplats på 7-klöverns hemsida/annan motsvarande
Ser till att eventuellt föregående kravspecifikationer ligger på projektplatsen
Förbereder förfrågningsunderlag enligt 7-klöverns mallar
Förbereder presentation av utvärderingsmodell
Tar fram jämförbara upphandlingar i Sverige som sedan läggs på projektplatsen

Utsedda representanter i respektive län

Går igenom utskickad sammanställning av respektive läns verksamhets- och sortimentskartläggningar. Läser på och är väl förberedda

Under upptaktmötet

Upphandlare värdlän

Tar upp och svarar på frågor om 7-klöverns upphandlingsmodell och LOU
Går igenom sekretess
Presenterar och eventuellt korrigerar tid- och aktivitetsplan
Fastställer arbetsgruppens representanter

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

Går igenom och gör reflektion av sammanställning av verksamhets- och sortimentskartläggningar
Informerar om upphandlingsdirektiv
Går igenom leverantörsfrågor som kan skickas ut inför marknadsdagar eller går igenom frågor till RFI* om det ska annonseras

*RFI (request for information) kan annonseras inför en upphandling för att skapa marknadskännedom om vilka leverantörer och produkter som finns tillgängliga för kommande upphandling. Dessutom ett sätt att samla information för att ta fram ett bra förfrågningsunderlag.
Går igenom synpunkter från tidigare gjord sammanställning av "Reflektion av upphandling"

IT-stöd centralt från värdlän

Är med i diskussion leverantörsfrågor och tidsplan

Samtliga deltagare på upptaktsmötet

Diskuterar sammanställning av verksamhets- och sortimentskartläggningar
Leverantörsfrågor diskuteras inför utskick eller inför annonsering av RFI (request for information)
Diskuterar och fastställer upplägg av ev. marknadsundersökning och frågor till aktuella leverantörer och frågor till aktuella leverantörer

Efter upptaktsmötet

Upphandlare värdlän

Fullmakt begärs in av respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Undertecknar fullmakt) (skicka med inköpsstatistik så värdet på upphandlingen syns per län)
Bjuder in arbetsgruppens utsedda representanter till projektplatsen på 7-klöverns hemsida eller motsvarande
Annonserar ev. RFI (request for information)

Upphandlare/utsedd representant i värdlän

Skickar inbjudan inkl ev frågeställningar till leverantörer vid eventuell marknadsundersökning
Skicka frågorna i god tid och begär in skriftliga svar innan marknadsdagarna (eller annonsera frågorna i aktuellt upphandlingsverktyg)

Utsedda representanter från respektive län

Rapporterar resultatet från upptaktsmötet till sin chef

Resultat

Sammanställning av verksamhets- och sortimentskartläggningar finns tillgängligt på projektplatsen
Typ av upphandling är beslutat samt fullmakt är inskickad av respektive län
Slutgiltigt beslut har tagits om aktivt eller passivt deltagande
Representanter till arbetsgrupp är utsedda
Information om sekretess
Tidplan är fastställd
Inbjudan till ev. marknadsdagar och leverantörsfrågor är skickade
Ev. RFI (request for information) är annonserad

Till sidans början

RUTA 4 - Arbete med förfrågningsunderlag

Ansvariga:

Upphandlare från värdlän, ansvarig
7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän
Utsedda representanter från respektive län
ev IT-stöd när hjälpmedel har digital teknik som hanterar personuppgifter.

Upphandlare

Sammanställer RFI (request for information) om sådan annonserats
Planerar ev. marknadsdagar tillsammans med verksamhetskoordinator och utsedda repr. från värdlän
Tar fram administrativa föreskrifter och mall för upphandlingskontrakt (7-klöverns mallar för förfrågningsunderlag ska användas)
Vissa formuleringar ska vara med som gäller 7-klöver upphandlingar, se checklista.
Ser till att alla dokument läggs ut på projektplatsen
Tar tillsammans med arbetsgruppen fram utvärderingskriterier och viktning och testar hur viktningen kan påverka resultatet
Färdigställer förfrågningsunderlaget

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

Följer framtagandet av förfrågningsunderlaget så att beslutade upphandlingsdirektiv följs
Är bollplank till arbetsgruppen
Kan vägleda vid framtagande av varukorg, utifrån analys av insamlad statistik
Återrapporterar till värdlänets verksamhetschef

Arbetsgrupp

Beslutar om arbetsgruppens arbetssätt och arbetsfördelning
Diskuterar möjlighet till distansmöten
Klargör vem som ska skriva minnesanteckningar, skriva kravspecifikationerna och inneha ordföranderollen vid respektive möte
Marknadsundersökning genomförs vid behov
Riskanalys ska alltid tas fram vid upphandling där konsumentprodukter kan ingå.
- alternativ 1: arbetsgruppen gör riskanalys på aktuella objekt innan kravspecifikationen tas fram
- alternativ 2: ställer krav på att leverantör tar fram riskanalys på inlämnade objekt
Tar fram en riskanalys vid upphandling där konsumentprodukter kan ingå
Tar fram kravspecifikationer för identifierade objekt. Obligatoriska krav och utvärderingskriterier man har på objekten.
IT-stöd centralt i värdlän stämmer av IT-frågor med alla ingående län oavsett aktiva eller passiva
Tar fram punkter till funktionsutvärderingen
Tar fram varukorg tillsammans med upphandlare och verksamhetskoordinator utifrån inköpsstatistik och vilka tillbehör och reservdelar som är viktigt att konkurrensutsätta gällande pris.
Tillsammans med upphandlaren görs viktning av de olika utvärderingskriterierna, funktionsutvärderingen och varukorgens innehåll och testas hur viktningen kan påverka resultatet
Ta ställning om muntlig anbudspresentation ska göras av leverantören i syfte att verifiera skallkrav
Deltagarna representerar 7-klövern samt sitt eget län och är kontaktperson för eventuella referenspersoner
Rapporterar till sin chef under arbetets gång samt när förfrågningsunderlaget är klart

Referenspersoner

I de fall funktioner inte är med i arbetsgruppen tas synpunkter från dessa in vid behov såsom Teknik, Rekond, Lager/logistik, Inköp och Verksamhetssystemansvarig (Sesam)

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

Följer framtagandet av förfrågningsunderlaget så att beslutade upphandlingsdirektiv följs
Är bollplank till arbetsgruppen
Återrapporterar till värdlänets verksamhetschef

Resultat

Komplett förfrågningsunderlag
Riskanalys genomförd vid upphandling av konsumentprodukter
Arbetsgruppens arbete och dokument lagrade på projektplatsen

Till sidans början

RUTA 5 - Godkännande av förfrågningsunderlag och annonsering

Upphandlare värdlän

Skickar ut förfrågningsunderlag för godkännande enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Godkännande förfrågningsunderlag) i respektive län. Remisstid 14 dagar
Annonserar upphandlingen
Besvarar frågor under anbudstiden, i normalfallet inom 5 arbetsdagar. Upphandlaren tillsammans med utsedda representanter i värdlän formulerar förslag till svar. Samråder därefter med arbetsgruppen innan svar offentliggörs.
Förfrågningsunderlaget läggs upp på 7-klöverns hemsida (Inköp/Upphandling/Visa pågående)

Resultat

Respektive län godkänner förfrågningsunderlaget i sin helhet eller avbryter sitt deltagande
Förfrågningsunderlaget finns upplagt på 7-klöverns hemsida

Till sidans början

RUTA 6 - Öppning, prövning och utvärdering av anbud

Ansvarig

Upphandlare från värdlän
Utsedda representanter från respektive län samt ev IT-stöd centralt i värdlän när hjälpmedel har digital teknik som hanterar personuppgifter

Öppning och prövning och utvärdering av inkomna anbud

Upphandlare värdlän

Öppnar inkomna anbud
Gör prövning av obligatoriska krav på leverantör
Lägger ut anbud på projektplatsen före möte för utvärdering (eller bjuder in till annan motsvarande)

Utvärdering av inkomna anbud

Upphandlare värdlän och utsedd ansvarig i värdlänet

Förbereder utvärderingsdokument inför utvärderingsdagar
Planerar utvärderingsdagar:
- Ser till att datorer, kamera, ev verktyg mm finns tillgängligt

Arbetsgruppen

Utvärderar och motiverar bedömning av inkomna anbud
Ev IT-stöd centralt i värdlän utvärderar anbud med avseende på IT-krav
Dokumentera i skrift och gärna bild när en produkt inte uppfyller krav
Diskutera eventuella gemensamma konfigurationer
Utser kontaktperson/-er för objekt/leverantör tex gällande konfigurationer och uppgifter i Hjälpmedelstjänsten

Upphandlare värdlän

Sammanställer utvärderingsresultatet
Fastställer vinnande anbud
Administrerar tilldelningsbeslut med tillhörande dokument. Viktigt att det i dokumenten framgår både leverantör och vilket produktnamn som tilldelats avtal.
Upphandlaren gör kompletta beslutsunderlag som skickas ut, gärna 14 dagar innan tilldelningsdatum, till samtliga ingående län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Undertecknar tilldelningsbeslut).
Varje län fattar sitt tilldelningsbeslut och upphandlaren skickar därefter tilldelningsmeddelande till aktuella leverantörer
Avtal undertecknas av leverantör och upphandlingschef/verksamhetschef i värdlän efter avtalsspärr (10 dagar)
Hanterar överprövningar
Meddelar när avtal är klart enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Meddelas när kontrakt tecknas) och arbetsgruppen
Upphandlaren bjuder in ev. passiva läns verksamhetskoordinator till projektplatsen/annan motsvarande, enligt lista "Kontaktpersoner 7-klövern"
Sammanställning/upphandlingsrapport läggs upp på 7-klöverns hemsida Inköp/Upphandling/Visa pågående
Tilldelningsbeslut läggs upp på 7-klöverns hemsida Inköp/Upphandling/Visa pågående
Registrerar avtalen på 7-klöverns hemsida (Inköp/Avtal/Visa avtal)

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

Lägger upp avtalshuvud i Hjälpmedelstjänsten och har kontakt med leverantör angående avtalsrader
Godkänner avtalsraderna och meddelar 7-klöverns verksamhetskoordinatorer i de län som ska nyttja avtalet
Kontrollerar att avtalade leverantörers e-postadress för avvikelser är rätt på 7-klöversidan

Resultat

Tilldelningsbeslut
Avtal undertecknat
Avtal finns på 7-klöverns hemsida
Avtalade produkter godkända i Hjälpmedelstjänsten

Till sidans början

RUTA 7 - Avtalsgenomgång och reflektion av upphandling

Ansvarig

Upphandlare från värdlän
7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän
Utsedda representanter från respektive län samt ev IT-stöd centralt i värdlän när hjälpmedel har digital teknik som hanterar personuppgifter.

Upphandlare värdlän

Upphandlaren kallar till möte (bör vara distansmöte) och informerar om avtal med samtliga ingående län (OBS! även de som valt att vara passiva). Bör ske innan avtalet börjar gälla
Reflekterar över upphandlingen med arbetsgruppen och 7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän. Uppnådde vi det vi ville med upphandlingen?
Dokumenterar enligt mall "Reflektion av upphandling"
Gör tidplan för avtalsuppföljning
Gärna distansmöte med arbetsgrupp efter 2-3 mån för avstämning hur avtalet fungerar
Tar ställning till om dialog med leverantör/er behöver tas om 7-klöverns behov inför inledningen av avtalsperioden
Sammanställning av reflektion av upphandling läggs på projektplats och mailas respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Reflektion av upphandling)

Utsedda representanter i respektive län

Ser till att kontroll sker så att avtalsinformation är korrekt inlagt i Hjälpmedelstjänsten och kontaktar vid behov leverantören
Initierar implementering av avtal i respektive län
Samarbeta gärna med efterarbete såsom t.ex. med orderguider, sortimentsammanställningar
Behöver eftermarknadsavtal tecknas på tillbehör och reservdelar på tidigare avtalat sortiment?

Resultat

Avtalsgenomgång är gjord
Reflektion av upphandling gjord
Korrekt avtalsinformation finns i Hjälpmedelstjänsten
Implementering av avtal i respektive län
Ställningstagande till eftermarknadsavtal är gjord

Till sidans början

RUTA 8 - Avtalsvård

Ansvarig

Upphandlare från värdlän
Chef från värdlän
Verksamhetskoordinator i värdlän
Utsedda representanter från respektive län

Upphandlare i värdlän

Avtalsuppföljning
Bjuder vid behov in till distansmöte med arbetsgrupp efter 2-3 mån för avstämning hur avtalet fungerar
Förbereder och kallar efter ett år och vid behov till uppföljningsmöten med leverantörer tillsammans med utsedd representant i värdlän
Förmedlar information från leverantörerna om t ex förändringar av produkter. Mailas respektive län enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Ruta 8 Avtalsvård)
Samlar vid behov in inköpsvolymer från leverantörer
Förlängning och uppsägning av avtal
Signalerar inför ställningstagande av förlängning av avtal enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Kontaktas innan ev. avtalsförlängning)
Handlägger förlängning och uppsägning av avtal och meddelar enligt listan "Kontaktpersoner 7-klövern" (kolumn Meddelas när kontrakt tecknats) och verksamhetskoordinator i värdlänet för hantering i Hjälpmedelstjänsten.
För in förändring på 7-klöverns hemsida och lägg till dokument
Meddela verksamhetskoordinator med ansvar för Upphandlingsplanen på 7-klöverns hemsida, så att den blir uppdaterad
Prisjusteringar
Upphandlare i värdlän undersöker om höjningen är rimlig eller orimlig. Upphandlaren presenterar analysen för verksamhetschef i värdlänet. Eventuellt kontaktas leverantör för diskussion och förhandling. Prisjusteringen skickas till respektive verksamhetschef för kännedom.
Upphandlaren meddelar verksamhetskoordinator i värdlänet som lägger upp ny prislista i Hjälpmedelstjänsten.

7-klöverns verksamhetskoordinator från värdlän

Godkänner avtal i Hjälpmedelstjänsten
Förlänger avtal i Hjälpmedelstjänsten
Avslutar avtal i Hjälpmedelstjänsten och meddelar 7-klöverns verksamhetskoordinatorer i de län som nyttjar avtalet.

Utsedd person i värdlän

Bevakar inkomna avvikelser på 7-klöverns hemsida
Ser till att inrapporterade avvikelser i 7-klövern sammanställs inför uppföljningsmöte med leverantörer

Utsedda personer i respektive län

Anmäler avvikelser på hemsidan
Kontaktar vid behov värdlänet för gemensam hantering av större avvikelser med leverantör
Tar till vara erfarenheter till ny upphandling
Deltar i uppföljningsmöte
Rapporterar till chef efter uppföljningsmöten

Resultat

Avtalsuppföljningsmöten med leverantörer efter ett år och vid behov
Förlängning, prisjusteringar och uppsägning av avtal
Erfarenheter till ny upphandling har beaktats
Underhåll av avtal i Hjälpmedelstjänsten

Gemensam timprissättning mot leverantörer vid garantiärenden

För att enhetlighet ska råda inom 7-klövern har verksamhetscheferna i 7-klövern beslutat att gemensam timprissättning mot alla leverantörer ska råda.

Strukturen för den gemensamma prissättningen är ett renodlat timpris där ingen km-ersättning debiteras. Timpriset debiteras för all tid som läggs på aktiviteten/ärendet, även restid samt för- och efterarbete.

Västmanland är prisledande, vilket betyder att de timpriser som beslutas råda inom Västmanland också ska gälla i de andra regionerna i 7-klövern.

Verksamhetskoordinator i Västmanland ansvarar för att, så fort nytt timpris beslutats, informera samtliga verksamhetschefer och koordinatorer i 7-klövern om nytt timpris, samt från vilken tidpunkt detta ska råda. Respektive verksamhet ansvarar sedan för intern informationsspridning.

Den gemensamma prissättningen gäller mot leverantörer inom 7-klöversamarbetet.

Till sidans början